الوصف الوظيفي لمساعد الافتراضي
الوصف الوظيفي Virtual Assistant
مع استمرار تزايد فرص العمل من المنزل ، يتطلع العديد من الأشخاص إلى الأدوار الرقمية مثل دور المساعد الافتراضي. المساعدون الافتراضيون هم أعضاء ذو قيمة في القوى العاملة ، يساعدون أصحاب الأعمال والمديرين التنفيذيين وغيرهم من المهنيين على تنفيذ العديد من المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً بطريقة فعالة. سنتطرق الى معرفة الوصف الوظيفي لمساعد الافتراضي.
الوصف الوظيفي لمساعد الافتراضي
ما واجبات ومسؤوليات المساعد الافتراضي
العمل الاداري
كمساعد افتراضي إداري ، فإنك تساعد العملاء في المسؤوليات الكتابية التي تتراوح من مسك الدفاتر إلى تنسيق السفر. أنت تقدم الدعم حسب الحاجة ، مما يسمح لصاحب العمل بالتركيز على جوانب أخرى من حياته أو وظيفته. قد تتضمن واجباتك إدارة الجدول الزمني ، وحفظ المستندات ، وقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها ، والرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها ، ودفع الفواتير. يعمل المساعد الافتراضي الإداري من موقع بعيد ويتطلب جدول مرن، حيث يجب أن تكون متاحًا ومستجيبًا لطلبات صاحب العمل.
امساك الدفتر
مساعد مسك الدفاتر مسؤول عن المساعدة في مهام مسك الدفاتر اليومية للشركة. قد تشمل واجباتهم الاحتفاظ بسجلات البيانات المالية وقوائم المالية والخدمات المحاسبية وإعداد التقارير والتعامل مع استفسارات العملاء. عادةً ما يعمل مساعد خدمة مسك الدفاتر في مكتب ويقدم تقاريره إلى كبير المحاسبين أو المحاسبين.
للنجاح في هذا الدور ، يجب أن يتمتع مساعد مسك الدفاتر بمهارات تنظيمية ممتازة ويعمل بدقة مع الاهتمام بالتفاصيل.
يجب أن يكونوا أيضًا قادرين على التواصل بشكل فعال مع كل من العملاء والزملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن يكون لمساعدي مسك الدفاتر معرفة عملية ممتازة ببرامج المحاسبة وتطبيقات جداول البيانات. يمكن لمساعدي مسك الدفاتر العثور على عمل في مختلف الصناعات ، بما في ذلك شركات المحاسبة والبنوك وشركات التأمين.
مساعد شخصي
إدارة المراسلات المكتبية بكفاءة بما في ذلك: استلام وإرسال الطرود ورسائل البريد الإلكتروني الإدارية والمكالمات الهاتفية وأشكال الاتصال الأخرى.
تقديم الدعم الإداري لصاحب العمل من خلال تنظيم جداول أعمال السفر ، وخط سير الرحلة ، والحجوزات ، والمواعيد ، وإدارة اليوميات ، والعروض التقديمية ، والمقترحات والمزيد.
المساعدة في حفظ السجلات ومحاضر الاجتماعات والتقاط البيانات.
خدمة العملاء
المساعد الافتراضي لدعم العملاء هو محترف يتولى مهام إدارة خدمة العملاء مثل تلقي المكالمات وإجراءها وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والرد على رسائل الدردشة من العملاء. قد تقوم الشركات بتوظيفهم للمساعدة في المشكلات الفنية واستفسارات خدمة العملاء وكل شيء بينهما. معظم أصحاب الأعمال يفضلون وجود شخص يتعامل مع دعم العملاء المباشر. ذلك لأنهم يستطيعون التفاعل مع الناس بشكل طبيعي أثناء إصلاح مشاكلهم أو الرد على شكاوى العملاء.
مدخل بيانات
فيما يلي قائمة بالمهام التي يمكنك تعيينها إلى المساعد الافتراضي لإدخال البيانات:
- تحضير البيانات وتجميعها وفرزها ثم ادخال البيانات للكمبيوتر
- التحقق من البيانات للتأكد من دقتها
- تحديث البيانات وحذف الملفات غير الضرورية
- التحقق من العمل المنجز للتأكد من دقته
- الاحتفاظ بسجلات الأنشطة والمهام
- تقديم البيانات بالصيّغ المطلوبة
ادارة وسائل التواصل الاجتماعي
مساعد الوسائط الاجتماعية الافتراضي هو موظف عن بعد تم تدريبه وخبرته لمساعدة شركتك في المهام المتعلقة بوسائل التواصل الاجتماعي. على سبيل المثال ، إدارة وإنشاء المحتوى وجدولة المنشورات وتحفيز الجمهور واكتشاف الترند وما إلى ذلك.
ادارة المحتوى
يقوم المساعد الافتراضي بادارة المواقع ومن منصات مختلفة مثل مواقع التواصل الاجتماعي, اليوتيوب, والمدونات وغيرها.
البحوث
تتضمن مسؤوليات الوظيفة الخاصة بمساعد البحث عن بُعد العمل على جمع المعلومات وتحليلها لدعم مشروع تجاري أو دراسة أو بحث. كمساعد بحث افتراضي ، فأنت تعمل من المنزل وتؤدي واجباتك البحثية عبر الإنترنت. قد تكون واجباتك في القطاع الخاص هي مساعدة الأعمال التجارية في إجراء أبحاث السوق على الصناعة وتجميع قاعدة بيانات للمعلومات. في البحث الأكاديمي ، يمكنك جمع البيانات ومراجعة المؤلفات والتقارير الموجودة. في غضون ذلك ، يقوم الباحث القانوني بجمع البيانات من القضايا القانونية السابقة.
ما مهارات المساعد الافتراضي
- المصداقية
- التواصل
- ادارة الوقت
- الدهاء
- الدافع الذاتي
- التنظيم
- الابداع
- الكتابة على الكيبورد
- الاهتمام بالتفاصيل
- التجميع
- أساسيات المحاسبة